Nota fiscal no delivery: como emitir a NFC-e

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é a nota fiscal eletrônica da venda ao consumidor — a versão digital daquele cupom que você recebe ao comprar em qualquer loja. No delivery e no balcão, é ela que documenta a venda para o cliente e para o governo. Este guia mostra como ligar a emissão no sistema, com cada sigla explicada em uma frase.

Importante: a parte fiscal tem regras que mudam por estado e por tipo de produto. Este guia mostra como usar o sistema; as escolhas fiscais (qual regime, qual imposto) devem ser confirmadas com o seu contador. Onde isso for importante, a gente avisa.

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Como configurar a emissão de nota fiscal — versão para computador

O vídeo mostra o mesmo passo a passo do artigo — siga pelo formato que preferir.

O que sai na impressora

O que a impressora imprime é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): o cupom em papel que representa a nota. A nota de verdade é o arquivo eletrônico que fica guardado; o DANFE é só o comprovante que o cliente leva, com um QR Code para consultar a nota original.

O que você vai precisar antes de começar

Três coisas. Se ainda não tiver, seu contador resolve todas:

• CNPJ — o cadastro da empresa na Receita Federal. A NFC-e identifica quem vendeu pelo CNPJ, então não dá para emitir no CPF: a loja precisa ter CNPJ (MEI já serve).
• Certificado digital A1 — um arquivo (com final .pfx ou .p12) que funciona como a assinatura eletrônica da empresa. O sistema usa ele para assinar cada nota. Vem com uma senha e tem validade, normalmente de um ano.
• CSC (Código de Segurança do Contribuinte) — um código que você gera no site da SEFAZ do seu estado; ele valida o QR Code que sai na nota.

Sempre que a gente falar em SEFAZ, é a Secretaria da Fazenda do seu estado — o órgão do governo que recebe e autoriza as notas fiscais.

1. Ative o módulo de emissão fiscal

A emissão de nota é um recurso adicional. Para ligar:

1. No painel, abra Configurações → Emissão fiscal.
2. Ative o módulo de emissão fiscal.

Com o módulo ativo, aparecem as telas de configuração fiscal e um passo a passo do que ainda falta preencher.

2. Preencha os dados do estabelecimento

São os dados que saem impressos na nota. Devem ser exatamente os que constam no cadastro da sua empresa na SEFAZ:

• Razão social — o nome oficial da empresa (não o nome fantasia).
• Inscrição estadual (IE) — o registro da empresa na SEFAZ, o equivalente estadual do CNPJ. Quem emite NFC-e precisa ter; se a sua empresa for isenta de inscrição estadual, informe “isento”. O contador confirma o seu caso.
• Regime tributário — é a forma como a empresa paga impostos. A maioria dos restaurantes é do Simples Nacional; confirme o seu com o contador.
• Endereço fiscal e CEP — o endereço que sai impresso na nota. Comece pelo CEP: a partir dele o sistema preenche sozinho logradouro, bairro, município, UF e o código do município (IBGE) — você só completa o número. Se a sua loja já tinha o CEP no cadastro, isso já vem pronto ao abrir a tela.
• Série e próximo número — controlam a numeração das notas (explicados logo abaixo).

Dois atalhos para não digitar tudo à mão: o botão “Usar dados da Receita” preenche razão social e endereço a partir do seu CNPJ; e o CEP preenche o endereço sozinho. Os dois trazem praticamente a mesma informação — confira e ajuste o que precisar para bater com o cadastro na SEFAZ.

Série e próximo número: a série identifica um conjunto de notas; o próximo número é o da próxima nota a sair. Se você está começando agora, deixe os dois em 1. Se você já emitia em outro sistema ou PDV, não pode repetir numeração — a SEFAZ recusa a nota: continue o próximo número a partir do da sua última nota emitida, e confirme com o contador se mantém a mesma série de antes ou começa uma nova. Na dúvida, trate esses dois campos junto com o contador.

3. Envie o certificado digital

1. Na mesma tela, vá em Certificado digital A1.
2. Selecione o arquivo .pfx (ou .p12) e digite a senha do certificado.

A senha fica guardada de forma criptografada e nunca é exibida de novo. O sistema confere sozinho se o certificado é válido, se a senha está certa e se ele pertence ao mesmo CNPJ da loja.

Fique de olho na validade: o certificado vence (em geral, a cada ano). Quando estiver perto de vencer, o sistema mostra um aviso dentro do painel. Se vencer, a emissão para até você enviar um novo — então renove antes.

4. Informe o CSC

Cole o ID do CSC e o CSC que você gerou no site da SEFAZ. Há um par para testes (homologação) e outro para produção — explicamos a diferença no passo 6.

5. Configure as categorias tributárias

Aqui é onde muita gente trava, então vamos com calma. Cada produto que sai na nota precisa de algumas informações fiscais. Para não repetir isso produto por produto, o sistema usa categorias tributárias: você configura uma vez (“Refrigerantes”, “Lanches”) e vincula vários produtos.

As siglas que aparecem aqui

• NCM — um código de 8 dígitos que classifica o tipo de produto para o governo, tipo um “RG do produto”. Todo item da nota precisa de um.
• CFOP — um código que diz o tipo de operação: vender um prato que você mesmo prepara é diferente de revender um refrigerante que veio pronto da fábrica.
• CSOSN — para quem é do Simples Nacional, é o código que resume como o ICMS (o imposto estadual sobre a venda) é tratado naquele produto. O mais comum em restaurante é o 102.
• Origem — diz se a mercadoria é nacional ou importada. Para comida em geral, é “Nacional”.
• CEST e ICMS-ST — substituição tributária (ICMS-ST) é quando o imposto já foi cobrado antes, lá na fábrica ou na distribuidora — é o caso típico de bebida industrializada (refrigerante, cerveja). O CEST é um código que identifica esses produtos. Ele só aparece na tela quando o produto é de substituição tributária; para comida que você prepara, esse campo nem surge.

Passo 1: crie as categorias

Clique em Criar categorias sugeridas e o sistema monta de uma vez as categorias mais comuns de restaurante (lanches, porções, bebidas com e sem substituição tributária), já com os códigos preenchidos. Se preferir, dá para criar do zero.

Passo 2: configure cada categoria tributária

Este é o primeiro passo de verdade: deixar cada categoria tributária certa. Abra uma categoria e confira os campos — NCM, CFOP, CSOSN, origem e, quando for bebida com substituição tributária, o CEST. As categorias sugeridas já vêm com os códigos comuns, mas confirme tudo com o seu contador; enquanto faltar algo (como o CEST de uma bebida), a categoria fica marcada como “Incompleta”.

Passo 3: vincule os produtos à categoria tributária

Com as categorias configuradas, cada produto do cardápio precisa apontar para uma delas. Há duas formas — use a que preferir:

• À mão, na própria categoria: dentro de uma categoria tributária, na lista de produtos, marque os itens que usam aquela tributação. Assim você vincula item por item, sem depender da IA.
• Com a IA (mais rápido): de volta à tela de categorias, clique em Vincular com a IA. O sistema lê o nome de cada produto e sugere uma categoria tributária para todos de uma vez. Numa tela de revisão você confere item a item: cada linha é um produto, com a categoria tributária sugerida ao lado. Se alguma estiver errada, é só escolher a certa na lista; os itens que a IA não conseguiu classificar aparecem como “Precisa de categoria”, para você escolher. Não confie cegamente na sugestão — a IA pode errar em nomes parecidos ou apelidos da casa. Quando conferir que cada item está na categoria tributária certa, marque o termo de aceite e salve. A IA sugere; a classificação correta é responsabilidade sua e do seu contador.

De qualquer forma, dá para marcar o que não é mercadoria (ficha de sinuca, taxa) como fora da nota. E vale sempre revisar com o contador antes de emitir para valer.

Bebida com substituição tributária precisa de CEST: as categorias de bebida já vêm com a marcação de substituição tributária, mas o CEST você escolhe — porque ele varia conforme a embalagem, e cada produto pode ter mais de um. Enquanto faltar o CEST, a categoria fica marcada como “Incompleta” e o sistema avisa antes de emitir, em vez de deixar a nota ser recusada. O campo tem uma busca que já filtra pelos códigos do NCM que você informou.

Só está pronto quando isto estiver completo: a loja passa a emitir de verdade quando todas as categorias estiverem completas e cada produto estiver vinculado a uma. Preencher os dados da empresa e ligar a chave de emissão não basta — sem a tributação dos produtos, a nota não sai. Como esta é a parte mais técnica, reserve um tempo com o seu contador para definir e revisar cada categoria antes de emitir para valer.

6. Ligue a emissão

Antes de emitir nota “de verdade”, existe um ambiente de teste. Entenda a diferença:

Homologação é o ambiente de teste da SEFAZ: as notas saem com o aviso “SEM VALOR FISCAL” e servem só para você conferir se está tudo certo. Produção é o ambiente real, onde a nota vale de verdade. Comece em homologação; quando estiver seguro, troque para produção (com o CSC de produção).

Depois, escolha como as notas são emitidas:

• Automática — a nota é emitida sozinha assim que o pedido é aceito.
• Manual — você emite pelo botão dentro de cada pedido, quando quiser.

E ainda há um atalho útil: imprimir o DANFE na impressora térmica automaticamente quando a nota é autorizada.

Como funciona no dia a dia

A nota do cliente

Com a emissão automática ligada, cada pedido aceito já gera a nota e o DANFE sai na impressora, com o QR Code para o cliente consultar. No cardápio digital, o cliente pode informar o CPF ou CNPJ para sair na nota — é opcional, ele decide.

Emitir, cancelar e reemitir pelo pedido

Toda nota também pode ser controlada dentro do pedido — indispensável quando a emissão é manual, mas disponível sempre. Abra o pedido e, na seção Nota fiscal (NFC-e):

• Emitir: num pedido sem nota, o botão Emitir NFC-e emite na hora.
• Baixar ou imprimir o DANFE: depois de autorizada, você baixa o cupom em PDF ou manda de novo para a impressora térmica.
• Cancelar: a SEFAZ permite cancelar em até 30 minutos após a autorização. Clique em Cancelar NFC-e, escreva o motivo e confirme. Passado esse prazo, o cancelamento não é mais possível — nesse caso, fale com o seu contador.
• Reemitir: precisou mudar o pedido — o cliente pediu mais um item, por exemplo? Cancele a nota, ajuste o pedido e clique em Emitir NFC-e de novo: sai uma nota nova, com novo número, no lugar da cancelada.

Quando a SEFAZ está fora do ar

Às vezes o sistema da SEFAZ fica indisponível. Nesses casos a nota é emitida em contingência: ela sai na hora, o cliente já leva o cupom, e o sistema transmite para a SEFAZ sozinho assim que ela volta, dentro do prazo legal. Você não precisa fazer nada.

Se algum pedido não emitir

Se faltar alguma configuração (um produto sem categoria, uma bebida sem CEST), o sistema não deixa sair uma nota errada: ele avisa no painel, dizendo exatamente qual produto resolver. Você ajusta e emite pelo pedido.

Relatório e envio ao contador

Em Relatórios → Notas fiscais você acompanha tudo por período: quantas foram emitidas, quantas ficaram pendentes ou com erro, o valor total emitido, e uma lista com filtro por situação.

Para o contador, há o botão “Enviar XMLs ao contador”. O XML é o arquivo eletrônico de cada nota — a nota “de verdade”, que o contador precisa guardar. O sistema junta os XMLs do período num pacote e envia um link por e-mail para quem você indicar.

Ainda não disponível no seu estado?

Alguns estados exigem um cadastro prévio junto à SEFAZ antes de qualquer loja emitir. Enquanto esse cadastro não fica pronto, a emissão fica bloqueada para lojas de Santa Catarina, Paraná, Ceará, Pará e Espírito Santo. Se a sua loja for de um deles, o sistema avisa na tela e você é notificado assim que liberar. Todo o resto do sistema segue funcionando normalmente.

Glossário rápido

Todas as siglas deste guia, em uma frase cada:

• NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a nota fiscal eletrônica da venda ao consumidor.
• DANFE — o cupom em papel que representa a nota; a nota mesmo é o arquivo eletrônico.
• SEFAZ — a Secretaria da Fazenda do seu estado, que autoriza as notas.
• CNPJ — o cadastro da empresa na Receita Federal.
• IE — Inscrição Estadual, o registro da empresa na SEFAZ.
• Certificado A1 — arquivo que funciona como a assinatura eletrônica da empresa, usado para assinar as notas.
• CSC — Código de Segurança do Contribuinte, gerado no site da SEFAZ, valida o QR Code da nota.
• NCM — código de 8 dígitos que classifica o tipo de produto.
• CFOP — código que indica o tipo de operação (produção própria, revenda…).
• CSOSN — código que resume o tratamento do ICMS para empresas do Simples Nacional.
• ICMS — imposto estadual sobre a circulação de mercadorias.
• ICMS-ST — substituição tributária: o ICMS já foi cobrado antes, na indústria ou distribuidora (típico de bebida).
• CEST — código que identifica produtos sujeitos à substituição tributária.
• Origem — indica se a mercadoria é nacional ou importada.
• Homologação — ambiente de teste da SEFAZ; as notas saem “sem valor fiscal”.
• Produção — ambiente real, onde a nota vale.
• Contingência — emissão offline quando a SEFAZ está fora do ar, transmitida depois.
• XML — o arquivo eletrônico da nota, que o contador guarda.